Yalın Üretim Eğitimleri – 5S Tekniği Nedir?

5S nedir, adımları nelerdir, nasıl uygulanır, bu tekniğin avantajları nelerdir, hangi işletmeler için kullanımı uygundur bunlara değinilecektir.

5S Nedir?

5S tekniği, 1950’li yıllarda yalın üretimde zirveyi kapan Japonya’da ortaya çıkmıştır. Bu tekniğin ortaya çıkma amacı; işletmelerde temizlik, düzen, malzeme ve iş gücü israfını minimuma indirme, çalışan motivasyonunu arttırma, en küçük ayrıntının bile gözden geçirilip planlamanın bu doğrultuda, en doğru bir biçimde yapılmasını sağlamaktır. 5S diye adlandırılmasının sebebi bu tekniğin adımlarını uygularken beş tane Japonca kelimenin sırayla kullanılmasından kaynaklanmaktadır.

5S Tekniği Adımları

  • Ayıklama (Seiri)

Bu adımda çalışma alanlarında kullanılan gerekli gereksiz malzemeler ayıklanır. Kullanım sıklığına göre düzenleme yapılır, kullanımı az olan ya da o an da ihtiyaç duyulmayan malzemeler çalışma alanından uzaklaştırılır farklı bir alanda toplanıp düzenlenir. Burada yapılmak istenen ortam karmaşasının önüne geçilip, zaman kaybını önleyip yapılan çalışmayı en basit ve en hızlı bir şekilde yapmaktır.

  • Düzenleme (Seiton)

Düzenleme adımı, çalışılan iş merkezinden gereksiz malzemelerin, ekipmanların vb. uzaklaştırılıp ihtiyaç duyulan, kullanılacak malzemelerin getirilip kullanım sırasına ve sıklığına göre düzenlenip işleri en kısa yoldan, zaman kaybı olmadan, maksimum verim minimum eforla yapabilmek için oluşturulur. Burada dikkat edilmesi gereken bir kaç unsur vardır. Örneğin kablolar yerden yükseğe monte edilmeli, kullanılan makinenin anlatım şablonu makineye yakın bir yerde mümkünse hareket etmek zorunda kalmadan görülebilir yerde olmalı, birbirine benzer özellik gösteren malzemeler için belirli renkler tanımlanabilir bu renkler malzemelerin öncelik sırasına göre dizilebilir, tehlike arz eden ekipmanları daha dikkatli konumlandırma dikkat edilebilecek unsurlar arasına girmektedir.

  • Temizlik (Seiso)

Bu aşamada malzemelerin ömürlerini en verimli şekilde kullanarak uzatmak hedeflenmektedir. Malzemelerin temizliği ve bakımı düzenli bir şekilde planlanarak, görevli atayarak sürekli kontrol altında tutarak yapılması bize maliyette ve zamanda kazanç sağlayacaktır. Dikkat edilen ortamda hatalar daha kısa sürede tespit edilip elimine edilir.

Bir başka konu da bakım yöntemleri. Yöntemler anlaşılır bir biçimde atanan görevliye anlatılmalı, gerekli kurallar hakkında bilgi verilmeli ve bakım yaparken kendi güvenliğine de dikkat etmeli. Bunun yanında malzeme, çevre vb. neden kirleniyor bu araştırılmalı, önlemler alınmaya çalışılmalıdır.

  • Standartlaştırma (Seiketsu)

Bu adım, önceki adımların standartlaştırılmasını sağlamak amacıyla oluşturulmuştur. Yani önceki adımlarda gerekli planlamalar, tanımlar, işaretlemeler, düzenlemeler yapılıp bunlardan hangilerinin standartlaştırılacağı kararına varılır. Bu kararlar yapılan işlerin gereklerine göre alınır ve herkes tarafından öğrenilmesi sağlanır.

  • Disiplin (Shitketsu)

Son aşamadaki hedef bütün süreçler birbirine bağlanıp aralarında ilişki kurulup standartlaştırmanın sürekliliğini sağlamaktır. Artık bu aşamada belirsizliklerin tamamen açıklığa kavuşturulduğu, ilgili herkese 5S tekniğinin nasıl yapıldığı, işleyişi, faydaları görsel materyallerle desteklenip iyice bu kültürün benimsenilip uygulanmasını sağlamaktır.

5S Örneği: İş Yerinde Evrak Düzeni

Bir fabrikada yaklaşık 30 çeşit motor üretilmektedir. Her motor kendi arasında alt kategorilere ayrılmaktadır. Motorların dosyaları birbirine karışmış, farklı motor bilgileri ilgili olmayan dosyalarda yer almaktadır. Kısacası aranan evrağa ulaşmak saatleri alan bir sürece dönüşmüş durumdadır. Bu durumu bir an önce ortadan kaldırmamız gerekmektedir aksi halde sorun çok fazla zaman ve evrak kaybına neden olmaktadır.

Bu karmaşıklığı 5S ile nasıl giderebiliriz?

  • Karışmış bütün motor grupları bir araya toplanıp kategorilere ayrılır işe yaramayan evraklar atılır.
  • Gruplara göre evraklar düzenlenir kullanım sıklığına göre yakın dolaplara yerleştirilir.
  • Dosyaların bakımı yapılır, ara ara kontrol edilir, düzgün bir şekilde kullanımı ve temizliği sağlanır.
  • Düzen sağlanır, dolaplara, dosyalara ve raflara yeterli işaretler oluşturulur ve ilgili herkes bilgilendirilir.
  • Son aşama da yapılan bu düzenin sürekliliği için çaba sarf edilir, tüm ayrıntılar anlatılır, bilinmeyen noktalar açıklığa kavuşturulur ve yeterli materyallerle uygulama yapılmış olur.

5S Hangi Tür İşletmeler İçin Kullanıma Uygundur?

Hangi tür işletmelerde kullanıma uygundur diye bir sınırlama yapmak aslında bu teknik için pek uygun değildir yani bir çok işletmede 5S tekniğinin kullanımıyla karşılaşabiliriz. Genel olarak hizmet sektörü de olabilir, imalat atölyesi de. Hastane ortamı, kafeler, bürolar, fabrikalar vb. buralarda sıklıkla karşılabiliriz.

Peki Bu Kültür Nasıl Yayılır?

5S kültürünün yaygınlaştırılması ülkelere göre hatta işletmelere göre farklılık göstermektedir. Mesela Türkiye’de bu kültürü yaymak Asya ülkelerine göre daha zordur çünkü uzun süreli fayda sağlama düşüncesinden çok günü kurtarma stratejileri ağır basmaktadır. Tabi bu durum kurumsal firmalarda daha az karşılaşılan bir durumdur. Bir başka açıdan toplum kültürüyle de alakalıdır yani alışmış olduğumuz bir kültürün dışında başka bir kültürün varlığını kabul edip, anlamaya çalışıp uygulamak zaman kaybına neden olmaktadır ama uzun dönemde kar marjını yükseltmek için de katlanılacak bir kayıptır. Dolayısıyla çeşitli metotların alışkın olmayan, yeni uygulanacak toplumlara uygulanması ve benimsetilmesi biraz sabır ve özen gerektiren bir iştir.

Düzenle kalın…