Merhaba,

Bu yazımda sizlerle kariyer hayatınıza önemli katkı sağlayacak bir araçtan bahsedeğim, Referans Mektubu.

Günümüzde işe alım süreçlerinde daha etkin sonuç alınabilmesi açısından, özgeçmişte yer alan referanslar tarafından yazılan mektuplar önemli hale gelmiştir. Sadece iş başvuru süreçlerinde değil, yüksek lisans, doktora gibi akademik kariyer aşamalarında ve tek bir kritere bağlı olmayan okul başvurularında da referans mektupları talep edilmekte ve adayı daha yakından tanımak için objektif bir değerlendirmecinin yorumlarının etkili olduğu düşünülmektedir.

Referans, diğer bir adıyla tavsiye mektupları, alanında yetkili kişilerin sizler hakkında görüşlerini belirttiği ve sizin o alana uygunluğunuzu belirten tavsiye yazılarıdır. Referans mektubu iş bulma sürecinizi hızlandıracak önemli araçlardan biridir. Özellikle daha önce çalışmış olduğunuz firmalardan gelen iyi niyetli mektuplar, ayrılma sebeplerinizi açıklayarak, sizi işe alacak kişinin kafasındaki soru işaretlerini silecek ve bu süreçte sizi bir adım öne taşıyacaktır.

Referans mektubu; referans ismi belirtmekten, ilgili kişilerin adres, telefon numarası veya e-posta adreslerini vermekten daha pratik ve daha güvenilir bir yöntemdir. Görüşme yapılan adayın elinde yazılı bir belge olması firma açısından oldukça güven vericidir. Aday açısından düşünüldüğünde ise, ne yazdığını az çok bildiğiniz bir mektup ile nereye varacağını kestiremediğiniz bir telefon görüşmesi arasında çok büyük fark vardır.

Referans mektubunun ilgili kişinin referans veren kişiye ulaşamaması riskini ortadan kaldırması ve  yazılı bir belge olması açısından ihtiyaç duyulduğunda geri dönülüp tekrar incelenebilmesi gibi faydası da vardır.

Kimler tarafından yazılmalıdır?

Referans mektupları, çoğunlukla birlikte çalıştığınız yöneticileriniz ya da öğrencisi olduğunuz ve sizi iyi tanıdığını düşündüğünüz hocalarınız tarafından yazılmalıdır. Fakat aynı departmanda çalıştığınız bir iş arkadaşınız da sizin hakkınızda referans mektubu yazabilir. Burada dikkat etmeniz gereken en önemli nokta referans mektubu istenilecek kişinin seçimidir. Sizi hiç tanımayan veya size önem vermeyen birinden referans mektubu istemek çok da anlamlı olmayacaktır. Referans mektubunu yazacak olan kişi sizi iyi tanımalı, hakkınızda fikir sahibi olmalı ve o kişiyle aranızda iyi bir ilişki olmalıdır.

Ayrıca, referans mektubu yazacak olan kişiye referansın nasıl bir iş veya pozisyon için istendiği, hangi görevleri kapsayacağı gibi konularda detaylı bilgi verilmelidir. Böylece kişi mektuba uygun nitelikleri yazabilecektir.

Başarılı bir Referans Mektubu nasıl yazılmalıdır?

Mektubu yazan kişi mektuba, referans verilen kişi ile aralarındaki ilişkiyi tanımlayarak başlamalıdır. Bu kişi daha önce de bahsettiğim gibi bir yönetici, müdür, akademisyen, sizinle aynı sektörde deneyimli bir kişi vb. olabilir. Söz konusu ilişkinin uzunluğunun, ne kadar süre beraber çalışıldığının (mümkünse tarihleriyle beraber), kişinin bu çalışmalardaki ünvanın belirtilmesi gerekir.

Daha sonra referans mektubu yazılan kişinin profesyonel, kişisel, akademik vs. başarı ve özelliklerine geçilmelidir. Bu kısım dürüst ve samimi olarak yazılmalıdır. Açık uçlu ve standart cümleler, klişe kullanımlar mektubu inandırıcılıktan uzaklaştıracağı için kullanılmamalıdır. Belirgin ve farklı özellikler üzerinde durulmalı, spesifik örnekler verilmelidir. Mektupta kişinin bilgi ve becerileri, özellikleri, kişisel gelişimi, organizasyonda gösterdiği başarıları ve katkıları üzerinde durulurken, sözü edilen durumları örneklerle belgelemek ve ölçülebilir veriler sunmak mektubun inandırıcılığını arttıracaktır.

 

 

Ek olarak adayı değerlendirmede; dürüstlük, iletişim becerileri, sorumluluk bilinci, hızlı öğrenme, insiyatif alma, liderlik becerileri ve yaratıcılık önemli olan noktalara değinmeniz referans mektubunu yazdığınız kişinin lehine olacaktır.

İş hayatı ve eğitim hayatıyla ile ilgili tüm mektup ve belgelerde olması gerektiği gibi referans mektubu da kısa, açık, hatasız, okunaklı ve temiz olmalıdır. Kullanılan dile ve kelime seçimlerine dikkat edilmelidir. Yazılan mektup mümkünse başka biri tarafından tekrar  gözden geçirilmeli, herhangi bir hata olmasından kaçınılmalıdır.

 

Mektubun sonunda daha fazla bilgi için referans veren kişiye ulaşılabilecek bir iletişim adresi yazılması, gerektiği takdirde telefonda veya yüz yüze görüşmekten ve söz konusu kişi hakkında daha fazla bilginin memnuniyetle verilebileceğinden söz edilmesi mektubu daha güvenilir kılacaktır.

Referans mektubu sizin hakkınızdaki bilgileri somutlaştırabilecek ve başka bir insanın ağzından da bilgi almaya yarayan araçlar oldukları için  yazılan her şeyin doğru olup, olmamasından çok, başka bir insanın bu sorumluluğu üstüne alması bile yeterince güven verici olabilir.

Referans mektubum için ben neler yapabilirim?

Size referans olmasını istediğiniz kişiyi seçtiniz, nasıl yazılması gerektiğini biliyorsunuz peki şimdi ne yapmalısınız? Öncelikle kendinizle ilgili yeterli bilgi verdiğinizden emin olun. Referans verecek kişiyle eğitim bilgilerinizi, iş tecrübelerinizi, varsa aldığınız ödülleri ya da kazandığınız başarıları içeren CV’nizin yanı sıra, işe gireceğiniz firma ve pozisyonu, eğitim alacağınız üniversite ve bölümü seçmenize neden olan sebepleri ve motivasyonunuzu da paylaşın. Mektubu yazan kişiden tavsiyeler talep edin ve seçimlerinizi tartışın. Referans olan kişinin hakkınızda bilmediği yönlerinizi de görmesine yardımda bulunun.

Referans istediğiniz kişinin özelliğini vurgulayın. Neden onun yazmasını istediğinizi, neden fikirlerine bu denli önem verdiğiniz vurgulayın. Çünkü, “Şirketteki en yüksek pozisyonda çalışan kişi” diyorsanız bunu da nazik bir dille belirtin. Sizin şu an bulunduğunuz yerde olmanıza katkısı varsa mutlaka ekleyin.

Taslak hazırlayın. Eğer ayrıntılı ve güzel yazılmış bir referans mektubu istiyorsanız, bu doğrultuda bir  taslak sunmalısınız. Taslakta, referans istediğiniz kişinin zaten sizin hakkınızda düşündüğü, sadece hatırlatılmaya ihtiyacı olan özelliklerinizi belirtin. Yukarıda bahsettiğim mektupta değinilmesi gereken konuları da kısaca taslağa ekleyin. Böylece karşı tarafın mektubu yazmak için düşünmeye harcadığı zamandan tasarruf etmiş olursunuz.

Referansınıza mektup yazmak için yeterli süreyi verdiğinizden emin olun. Hiçbir zorunluluğu olmadığı halde, sizin için bu işi gönüllü yaptığını unutmayın. Özellikle yoğun çalışma programına sahip kişiler için ısrarcı olmak nezaket kuralları dışında kalabilir.

Soru sormayacağınıza dair teminat verin. Size referans olacak kişi muhtemelen hakkınızda olumsuz yorum yapmayacaktır. Zaten siz de bu tür bir çekinceniz olmadığı için o kişiye gitmişsinizdir. Ancak yine de olumsuz yorumu varsa yazmaktan çekinmemesi gerektiğini söyleyerek kişinin kendini daha rahat hissetmesini sağlayabilirsiniz. Karşı taraftan mektubun bir kopyasını talep edebilirsiniz fakat o paylaşmak istemezse anlayışla karşılayacağınızı belirtebilirsiniz.

Son olarak sürekli bahsettiğimiz güven koşullarını bozmamak adına, referans mektubu alan kişi içerisinde yazılı olanları görmemelidir. Bu mektup başvurulan alan, bölüm ya da iş yerindeki yetkili kişilerce açılır ve okunur. Dolayısıyla eğer yetkili bir kişiden referans mektubu talep ediyorsanız mutlaka kapalı ve mühürlü bir zarfta olmasına dikkat ediniz.

*Psikolojide, gelecekteki performansın en iyi kanıtının geçmiş performans olduğu düşüncesinin oldukça yaygın olduğunu düşünürsek, kariyer hayatımız için üçüncü bir kişinin görüşlerinin yer aldığı referans mektuplarından destek almak lehimize olacaktır.

Bilginizin gücünü kaybetmeyiniz efendim, bir sonraki yazımda görüşmek üzere.

Print Friendly, PDF & Email
Facebook Sayfamizdan Bizleri Takip Edebilirsiniz