Kritik Başarı Faktörleri

Merhaba. Bugün sizlere kritik başarı faktörlerinden bahsedeceğim. Bir diğer anlamda süreçteki iyileştirilecek alanların tespiti.

Kurumların süreçleri incelendiğinde iyileştirilmesi ve çözülmesi gereken birçok problemle karşılaşılmakta. Bu iyileştirmeler yapılırken de temel öge müşteri odaklılık olmalı ve bu temelde değişiklikler yapılmalıdır. İyileştirilecek süreçler belirlenirken iş ve performans mükemmelliği modellerinden faydalanılabilir.

Kritik başarı faktörleri dendiğinde, zihinlerde farklı algılar oluşabiliyor. Ancak iyileştirilecek alan tespiti dendiğinde bu durum biraz daha netliğe kavuşuyor.

İyileştirilecek alanların belirlenmesinde dikkat edilmesi gereken nokta, iyileştirilecek alanların önceliklendirilmesi ve iyileştirilmeleri yapacak ekibin belirlenmesidir. İşte, bu noktada özellikle önceliklendirme için KBF’den faydalanılabilir. KBF(Kritik Başarı Faktörleri) işletme için önemli sayılan ve sorunsuz olarak yönetilmesi gereken unsurları kapsamaktadır. Örneğin;

  • Müşteri memnuniyeti
  • Çalışan memnuniyeti
  • Hizmetten ya da üretimden etkilenen kişi sayısı
  • Kurumlara ve yöneticilere yeni çözümler sunma
  • Hizmet maliyeti
  • Beraber çalışılan kurumlardan iyi referans alabilme
  • Rekabet avantajı vs.

Bunlar ve bunlar gibi faktörlerin firmaya etkisinin değerlendirilmesi ve izlenebilmesi için puanlandırma etkeni ortaya çıkmış. Puanlandırma sayesinde süreçteki problemin daha çok hangisinden kaynaklandığını bulmuş olacağız. Yani bu faaliyete bir önceliklendirme diyebiliriz.

Bir örnek alarak bu süreci değerlendirelim.

Bir eğitim kurumunda öğrencilerin başarılarını takip etmek ve yönlendirmek için geliştirilmiş “Danışman Atama ve İzleme Süreci” , eğitim kurumu içerisinde “Sosyal Etkinlikleri Gerçekleştirme ve İzleme Süreci” nin kriter puanlarını belirleyelim.

PUAN

KRİTİK BAŞARI FAKTÖRÜNE ETKİSİ

0

Kriterlere hiç etkisi yok(0)

1

Kritere etkisi çok az(%25)

2

Kritere etkisi kısmen var(%50)

3

Kritere etkisi var(%75)

4

Kritere etkisi çok fazla(%100)

Yukarıdaki örnekte süreçlerin belirlenen ölçütler üzerinde beş aşamalı etkisinin olabileceği öngörülmüş. Şimdi de önceliklendirme puanlarını ele alalım seçilen her ölçüt için.

Süreç Adı

Eğitimin ve Öğretimin Kalitesi

Akademik Başarı

Öğrenci Odaklılık

Çalışan Memnuniyeti

Paydaşlarla İşbirliği

KBF Toplam Puanı

Danışman Atama ve İzleme Süreci

4

3

4 4 1 16

Sosyal etkinlikleri gerçekleştirme ve İzleme Süreci

2 1 3 4 4 14

Bu işlemden sonra yapılacak diğer bir işlem ise iyileştirme ihtiyaçlarının belirlenmesidir. Yukarıdaki tabloya bakacak olursak “Sosyal Etkinlikleri Gerçekleştirme ve İzleme Süreci”nin KBF puanı 14 olduğu için önceliğin ona verilmesi gerektiğini çıkartabiliriz.

PUAN

SÜRECİN İYİLEŞME İHTİYACI

5 Kesinlikle iyileştirme yapılmalıdır. Süreçteki sorunlar, ilişkide olunan diğer süreçlerin aksamasına neden oluyor, işler aksıyor.
4 İyileştirme çok gereklidir. Süreçteki sorunlar düzenli olarak tekrar etmiyor, fakat sorun oluştuğunda büyük aksamalara neden oluyor.
3 İyileştirmeye hemen ihtiyaç vardır. Süreç, performans hedeflerini yakalayamıyor. Diğer süreçlerin işleyişini fazla etkilemiyor.
2 Süreçte iyileştirme yapılmalıdır. Zaman zaman süreçte sorun oluşuyor fakat sürekliliği yok.
1 Süreç işlemektedir. Sürecin hedefi yakalamada sorun yok fakat sürecin performansı zaman zaman düşebiliyor.
0 Süreç hiç sorunsuz çalışmaktadır. Hiçbir sorun yoktur.

 

Bu aşamada da “Sosyal Etkinlikleri Gerçekleştirme ve İzleme Süreci”nin diğerine nazaran kritik değerler taşıdığını, önceliklendirme işleminde ilk sırada yer aldığını söylemek yanlış olmaz.

SÜREÇ ADI KBF TOPLAM PUANI İYİLEŞTİRME İHTİYAÇ PUANI TOPLAM PUAN
Danışman Atama ve İzleme Süreci 16 2 18
Sosyal Etkinlikleri Gerçekleştirme ve İzleme Süreci  

14

 

5

 

19

Tüm bu tablo değerlerine bakarak iyileştirilecek, iyileştirilmesi gereken süreci belirledik. Bu işlemden sonra iyileştirmeyi gerçekleştirecek kişinin ya da takımın belirlenmesi gelecektir. Bu takım elemanları veya kişiler süreçle ilgisi olan kişilerden seçilmelidir. Aksi takdirde çok daha büyük sorunlarla karşılaşılabilir.