İş Yerindeki İlk Zorluklar – 2

Merhaba arkadaşlar, yazı dizimizin ikinci bölümünde iş yerinde yeni bir mühendis olarak içinde sıkça bulunacağımız şirket toplantıları ve departmanlar arası ilişkilere değineceğiz. Keyifli okumalar.

İşe yeni başladığımızda gerek kendi departmanımız içerisinde gerekse diğer bölümler ile çeşitli toplantılara gireriz. Aslında toplantılar beyaz yaka iş yaşamında oldukça fazla yer tutar. Bu yüzden toplantıların öncesinde, toplantı sırasında ve sonrasında yaptığımız ya da yapmadığımız şeyler, daha sonra bizim için olumlu ya da olumsuz sonuçlar doğurur.  

Etkin bir toplantının nasıl olması gerektiği konusuna başka bir yazımızda değiniriz, burada daha ziyade bizim neler yapmamız gerektiği üzerine odaklanacağız.

Toplantı Ön Hazırlığı

Yeni bir çalışan olarak, takım arkadaşlarınız ve yöneticinizle ilk toplantınıza katılacaksınız. Bu oldukça heyecan verici bir deneyimdir. Öncelikle toplantının konusu çok önemlidir, eğer her gün yapılan rutin bir toplantı ise ilk yapmanız gereken şey sorumlu olduğunuz işler ya da kısım ile ilgili bir özeti önceden hazırlayın.

Hatta bu kısa özeti daha tecrübeli bir çalışana göstererek fikir alabilirsiniz. Bu çalışmayı yaparak sıra size geldiğinde, hiç takılmadan sorumluluk alanınızı anlatmış olursunuz. Bu kısa çalışma sizin hakkınızda çok önemli mesajlar verir ve sizi gereksiz bir çok sorudan kurtarır. Bu mesajlardan en önemlisi, sorumluluk sahibi olduğunuz göstergesidir.

Eğer katılacağınız toplantı, sizin departman ile başka bir bölüm arasında ise, toplantının konusuna göre yine bir ön hazırlık yapmakta büyük fayda vardır. Yalnız bu kez hazırlığı, toplantıya birlikte gireceğiniz departman arkadaşınızla bir araya gelerek yapmanız daha doğru olur.  Böylece söyleyecekleriniz konusunda hem fikir olursunuz ve tartışmalarda güçlü konuma geçersiniz. En azından bir telefonla da olsa fikir alışverişi yapmanızı tavsiye ederim.

Toplantı Başlasın !

Arkadaşlar buradaki ilk önemli konu, toplantılara zamanında gitmektir. Bunu bir alışkanlık haline getirmenizi tavsiye ederim. Eğer herhangi bir nedenle katılamıyorsanız ilgili kişilere haber vermeniz, sizi sıkıntıdan kurtaracaktır. 

Yeni bir mühendis olarak toplantı esnasında önünüze normal koşullarda aşırı kompleks konular gelmez. Dikkat edilmesi gereken konulardan birisi toplantıdan kopmamaktır. Özellikle sizden tecrübe ve makam olarak yukarıda kişiler mevcutsa, bir anlık dalgınlık size olmadık sorular gelmesine sebep olabilir. O yüzden öncelikle toplantılarda iyi bir dinleyici olun ve konuşulanları ve hatta konuşulmayanları iyi not edin.

Not edin demişken, “söz uçar yazı kalır” atasözü iş dünyasında tam olarak gerçeğe dönüşür arkadaşlar.  Küçük bir bilgilendirme toplantısından şirket üst yönetiminin bulunduğu büyük toplantılara kadar her ortamda iyi not almanızı öneririm. Önemli şeyleri yazdığınız bir defteriniz mutlaka olmalı, böylece onlarca konunun bir arada yürüdüğü iş yerlerinde konuşulanları ve verdiğiniz sözleri unutmazsınız. 

Toplantı Sonrası

Etkin toplantıların bir ajandası olur ve toplantıda bazı kararlar alınır ya da iş bölümü yapılır. Toplantı sonrasında yapılacak en faydalı işlerden bir tanesi müsait olduğunuz ilk vakitte, bir sonraki toplantıya kadar yapmanız gereken bir şey olup olmadığına bakmaktır.

Bu iki türlü fayda sağlar. Bir tanesi çalışma takviminizi düzenlerken yeni bir madde olup olmadığını görürsünüz, diğeri de- ki bu en kritik olanı – takip toplantısı geldiğinde yapmış olmanız gereken şeyi unutmuş olmanızı engeller.

Hepimiz Birimiz, Birimiz Hepimiz İçin

Sevgili arkadaşlar, yüksek performanslı iş yerlerinde, departmanlar arasında yukarıdaki başlıkta olduğu gibi bir ilişki vardır. Yani her bölümün kendi içinde hedefleri mevcuttur ve diğer departmanlarla kimi zaman yarış halindedirler. Ancak konu şirket çıkarları olduğunda hepsi bir olur. Ne yazık ki bu yapıyı her yerde her zaman bulmak oldukça zordur.

Yeni bir çalışan olarak karşılaşabileceğiniz zorluklardan birisi de departmanlar arası ilişkileri çözmeye çalışmaktır. Bu konuda size en önemli tavsiyem, her departmanın kendi dinamikleri ve öncelikleri olduğunu unutmamanız olacaktır. Mümkün olduğunca farklı departmanlar ile çalışarak ya da projelere katılarak fikir sahibi olmaya çalışın ve ileride çalışma hayatınızda karşınıza çıkacak zorluklarda bu tecrübelerin faydasını göreceksiniz. 

Ancak her şeyden önemlisi iyi niyet ve saygı çerçevesi dışında davranan kişilere yada olaylara karşı da her zaman hazırlıklı olun ve kendi karakterinizden ödün vermeyin.  Unutmayın ki şirketlerde büyük işler hiç bir zaman tek başına başarılamaz, büyük başarılar her zaman iyi bir takım çalışmasının sonucunda ortaya çıkar.

Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere hoşçakalın.

 

Facebook Sayfamizdan Bizleri Takip Edebilirsiniz
Can Karaduman

Kariyerimde on yılı geride bıraktıktan sonra, birikimlerimi genç arkadaşlarla paylaşma fikrini tasarlamaya başladığımda tanıştım Industryolog Akademi ile. Sürekli öğrenmeyi ve gelişmeyi ilke edinmiş çok değerli insanlar var burada. Bu ailenin bir parçası olmaktan dolayı çok mutluyum.