Herkese Merhaba ,

“Proje Yönetimi” hakkında detaylı bir yazı dizisiyle karşınızdayım. Faydalı olmasını umuyor ve keyifli okumalar diliyorum.

Yazıma “Proje çözümü programlanmış bir sorundur. “ diyen Dr. J. M. Juran ‘nın sözü ile başlıyorum.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje, yapılması gereken bir görev demektir. Tespit edilebilir bir bitiş noktası vardır.Şirketlerde, proje genellikle bir grup insanın, belilir bir süre içinde,bir kerelik bir görev üzerinde çalıştığı,birbiriyle bağlantılı bir dizi faaliyet demektir.

**Proje sona erip sürekli üretim başlayınca,yönetici,üretim sürecini devam ettirebilmek içim-n,aynı proje yönetimi becerilerinden yararlanmaya devam eder.

Proje Yaşam Çevrimi

Yapılan projenin ne olduğunun önemi olmadan tüm projeler her daim aynı evreleerden geçerler.

Tipik bir projenin yaşam çevrimi dört ayrı evreden oluşur:

1.Planlama

2.Geliştirme

3.Uygulama

4.Sonuçlandırma

Her evrenin kendine özgü bir takım amaçları, faaliyetleri, araçları ve becerileri vardır. Proje yöneticisinin bu amaçları bilmesi, faaliyetlere yönelik hazırlıkları yapması, araç ve becerileri gerekli oldukça kullanması gerekir.

 

Proje Nasıl Planlanır ?

Bir projeyi yönetme sürecinin her evresinin kendine özgül unsurları vardır.

Planlama aşamasının alt adımları şunlardır:

1.Gerçek sorunun tanımlanması.

2.Yarardaşların belirlenmesi.

3.Amaçların belirlenmesi.

4.Değiş tokuşların hazırlanması.

5.Faaliyetlerin tanımlanması.

Gerçek Sorun

Projeye başlamadan önce, projenin çözmeye çalıştığı gerçek sorunu belirlemeye zaman ayırın. Bu sorun her zaman apaçık ortada duran bir şey değildir. Gerçek sorunun tanımlanması kritik bir adımdır.

Temelde yatan gerçek sorunun ne olduğunu anlamadıkça, ay aşırı basit,ya çok gecikmiş  ya da kullanıcının ondan beklediği şeyi yapmayan bir çözüm tasarlayarak zaman ve para kaybına neden olma riskine girersiniz.

O projeye gerçekten neden ihtiyaç duyulduğunu açığa çıkarmak için şu soruları yanıtlayın:

-Yapmak istediğimiz şeye ilişkin ihtiyaç ya da amaç nasıl algılanmaktadır?

-İnsanların bunu çözülmesi gereken bir sorun olarak görmelerine ne yol açtı?

-Çözüm ya da sonuçta kimler pay sahibi olacak?

-Çeşitli yarardaşların bu projeye ilişkin hedefleri hangi bakımlardan farklılaşıyor?

 

Yarardaş: Proje sonucundan yarar sağlayacak olan herhangi bir kişi. Katkıda bulunanların, müşterilerin,yöneticilerin ve finans kaynaklarının hepsi yarardaştır; projenin başarılı mı, yoksa başarısız mı olduğuna karar verecek olandır.

Yarardaşları Belirleme

Projenin bütün yarardaşlarının kimler olduğunu belirleyebilmek için şunlar üzerinde durun :

-Projeye ilişkin faaliyetlerden ya da insanlardan etkilenecektir.

-Projeye kaynak-insan, mekan,zaman, araç ve para-katkısında bulunacak olanlar kimlerdir?

-Projenizin sonuçlarını eninde sonunda kullanacak ve yarar sağlayacak olanlar kimlerdir?

Yarardaşların kimler olduğunu belirleyince, her birinin projeden ne beklediğini ortaya çıkartmak için onlara zaman ayırın. Projeden beklentilerinin ve nasıl bir katkıda bulunmak istediklerinin altına imza attırmakta fayda vardır. Yarardaşların farklı çıkarları olduğu için, başarı tanımları da muhtemelen farklı olacaktır.Bu evredeki kritik görevlerden biride yarardaşların beklentilerinin bir dizi uyumlu ve yönetilebilir proje amacı haline getirmektir.

Projenin tam ortasındayken yarardaşlar değişirse ne olur?Sadece yeni yarardaşların beklentilerine yanıt vermeye hazırlıklı olmakla yetinmeyip, aynı zamanda projeye yeni bir yön verme konusunda alınacak herhangi bir karara diğer bütün yarardaşları da dahil etmeyi ihmal etmeyin.

Yukarıdan destek alın.

İster bir şirkette bir proje yönetiyor olun, ister kurumsal bir müşteri için bağımsız danışmanlık yapıyor olun, hesabına çalıştığınız insanların desteğine sahip olmak kritiktir.

Müşterilerin ya da üst yönetimdeki insanların çoğu zaman neyin, kim tarafından, ne ölçüde gerçekleştirilebileceği konusunda hayalci görüşleri vardır. Gerçekçi olmayan bir zaman diliminde, gerçekçi olmayan bir bütçeyle ya da yetersiz kaynak ve elemanlarla olağanüstü miktarda iş çıkartılmasını bekliyor olabilirler. Gerekler ile kaynakların birbirine oldukça denk olması gerekir, yoksa proje yöneticisi olarak büyük bir olasılıkla başarısızlığa aday oluyorsunuz demektir.

Gerekler ile kaynakları birbirine denk hale getirmek çoğu zaman meseleyi yeniden müzakere etmeyi gerektirse bile, makul insanlardan oluşan bir ortamda bu genellikle yapılabilecek bir şeydir.

Proje amaçlarını belirleyin.

Projenin başarısını belirleyecek olan, amaçlarımıza ulaşma oranı olacaktır. Amaçlarınızı daha baştan ne kadar açık belirlerseniz, sonunda bunlara ulaşıp ulaşmadığınıza ilişkin anlaşmazlıklar da o kadar azalacaktır. Ne ki, planlama evresinde bir çok şey hala tam yerli yerine oturmamıştır.Yapmak istediğiniz şeye ilişkin enformasyon miktarı arttıkça amaçlarınızı gözden geçirmeye hazırlıklı olmanız gerekir.

Tanımladığınız amaç, Somut, ölçülebilir, eylem-yönelimli, gerçekçi, sınırlı zamanlı olmalıdır.

Amaçları belirlerken projenin KALİTE,ÖRGÜTLEME,İLETİŞİM, RİSK gibi yönlerini de akılda tutun.

Değiş tokuşlar için hazırlıklı olun.

Yapabileceğiniz şeyleri en sık belirleyen üç değişken zaman,maliyet,kalitedir.Bunun basit formülü ise; “Kalite=maliyet+zaman ” dır. Bu üç değişkenden herhangi birini değiştirecek olursanız,elde edilecek sonucu da değiştirmiş olursunuz.Dolayısıyla, projenin tamamlanması için gerekli süreyi kısaltacak olursanız, ya maliyeti artırmak ya da kaliteyi düşürmek zorunda kalırsınız. Her bir yarardaşınızın en büyük önemi bu üç değişkenden hangisine daha baştan bilmeniz, ihtiyaç duydukça gerekli değişiklikleri yapmanıza yardımcı olur.

Zaman maliyet ve kalite arasındaki değişimin nasıl olacağı proje yönetiminin işidir.Projenin amaçlarında yapılan her türlü değişiklik ve bu değişikliklerin zaman, maliyet ve kalite bakımından doğuracağı sonuçlar konusunda yarardaşları sürekli bilgilendirme sorumluluğu proje yönetiminin omuzlarındadır.

Faaliyetleri tanımlayın 

Çoğu proje ya çalışmanın önemli bir parçası göz ardı edildiği için ya da projeyi tamamlayabilmek için gerekli zaman ve para tahmini çok düşük tutulduğu için başarısızlığa uğrar.Birçok proje yöneticisinin yararlı bulduğu planlama araçlarından biri de iş ayrıştırma yapısıdır.

İş Ayrıştırma Yapısını Kullanın.

İAY bir tahmin geliştirme, eleman görevlendirme, kaydedilen ilerlemeyi izleme ve proje çalışmasının kapsamını gösterme aracıdır. Temelinde yatan anlayış karmaşık bir faaliyeti daha küçük görevler halinde alt parçalara ayırmak ve bu ayrıştırmayı o faaliyet artık daha fazla ayrıştırılamaz hale gelinceye kadar sürdürmektir. O noktada bütün görevleri en küçük-ve en yönetilebilir- birimler olarak tanımlamış olursunuz.

Bir İAY oluşturmak için:

-“X’i sonuçlandırabilmek için nelerin yapılması gerekiyor” diye sorun.

-Bu soruyu sormaya, verdiğiniz yanıt artık alt parçalara ayrılamayacak unsurlar ya da görevler haline gelinceye kadar devam edin.

-Bu görevlerin her birinin tamamlanmasının ne kadar zaman alacağı ve kaç paraya ve insan-saate  mal olacağı tahmin edin.

Tipik bir İAY, faaliyetlere ilişkin 3 ile 6 kademe alt görevden oluşur.Proje ne kadara karmaşıksa kademe sayısı da o kadar artar. Genel kural olarak, hiç bir projenin kademe sayısı 20’yi aşmaz-ve  bu rakama ancak muazzam büyüklükteki projelerde ulaşılır.

Proje Yönetimi hakkında devam edecek olan yeni yazılarımda görüşmek üzere.

 

Facebook Sayfamizdan Bizleri Takip Edebilirsiniz