Herkese Merhaba ,

Bugün sizlere Proje Yönetimi Eğitimlerim de “Proje Nasıl Yönetilir ?”  kısmını ele alacağım.Faydalı olmasını umuyor ve keyifli okumalar diliyorum.

Uygulama evresi planı yürürlüğe sokmakla başlar. Çoğu proje yöneticisi için bu, işin en keyifli kısmıdır, çünkü çalışma fiilen başlamıştır. Aynı zamanda bu evrenin sıkıntılı bir evre olma ihtimalide vardır, çünkü ayrıntılar bıktırıcı olabilir. Süreçten keyif alabilmek için ayrıntıların üstüne çıkmak gerekir.

Kritik Yoldan Ayrılmayın.

Başlangıçtan sona doğru uzanan yol üzerinde ilerlemeye bir kez başlayınca, zaman zaman size en düz yol olarak görünmese de, kritik yoldan asla ayrılmamak gerekir.

Görev Devretmeye Hazır Olun.

Etkin proje yöneticileri, zamanlarının büyük kısmını iş görevlendirmelerini planlamak ve iş hedeflerine olabildiğince üretken bir biçimde varılmasını sağlamak için kaynakları örgütlemeye harcarlar.Bu sürecin bir kısmını, ekibi bir araya getirmek ve ekip üyelerine sorumluluklar vermek oluşturur.

Proje ilerledikçe,başlangıçta başkalarına düşünülenden daha fazla görev devretmek zorunda olduğunuzu görebilirsiniz.İhtiyaç doğduğunda görev ve işlevleri devredebilecek kadar esnek olun.

Fakat yine de proje yöneticisi olarak nihai sorumluluğun sizde olduğunu unutmamak gerekir.O yüzden sadece kendinizin yapabileceği görevleri başkasına devretmeyin.

Hangi Görevlerin Devredileceğine (ve hangilerinin devredilemeyeceğine ) Karar Vermek. 

Hangi görevleri devredeceğinize ve her görevin başarıyla tamamlanması için ne tür beceri ve yeteneklere ihtiyaç olduğuna karar verin. Bunun ardından, bu görevleri ekip içindeki en uygun kişilere verin.

Görev Devrettiğiniz Ekip Üyelerine Güvenin.

Ekip üyelerine hangi görevleri vereceğinizi kararlaştırdıktan sonra, her kişiye o görevi başarması için ihtiyacı olan enformasyon ve kaynakları da verin. Sonra geriye çekilin ve bırakın ekip üyeleri işlerini yapsınlar.

Projenin Kaydettiği İlerlemeyi İzleyin.

İster resmi bir proje kontrol sisteminiz olsun, isterse kaydedilen ilerlemeyi düzenli aralıklarla bizzat siz kontrol ediyor olun, ayrıntılara ve küçük sorulara boğulmamak için büyük resmi gözden kaçırmamaya çalışın.

Hem kendiniz hem de proje için doğru olan bir izleme sistemi seçin.

Hiç bir izleme sistemi bütün projeler için aynı olamaz. Büyük bir proje için doğru olan bir sistem küçük bir projeyi kolayca kırtasiyeciliğe boğabildiği gibi,küçük projeler için işe yarar olan bir sistem de büyük projelere güç yetiremez.

Projelerimizin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olarak, geçmiş deneyimleriniz sırasında geliştirmiş  olduğunuz ve kolayınıza giden bir sistemi kullanmak isteyebilirsiniz. Ama büyük projelerde muhtemelen bir proje izleme yazılımı kullanmanız gerekecektir. Bu amaçla kullanılan çok çeşitli yazılım programları da mevcuttur.

Önemli Olan Neyse Ona Odaklanın.

Proje boyunca kendinize hep şu soruları sorun:

-Projenin başarısı için önemli olan nedir?

-Ne yapmaya çalışıyoruz?

-Projenin izlenmesi ve kontrol edilmesi gereken en kritik kısımları nelerdir?

-Kontrollerin yapılması gereken esas noktalar hangileridir?

Enformasyonun Elinize Zamanında Ulaşmasına Önem Verin.

Tepkilerinizin bir işe yarayabilmesi için enformasyonun elinize makul bir çabuklukla ulaşması gerekir. En iyi durum senaryosu enformasyonu gerçek zamanda elde etmektir.

Düzeltici Önlemler Alınabilmesi Sağlayın.

Veri veya enformasyon değişikliklerine karşı duyarlı olun.Erken sorun belirtilerine karşı duyarlı olmak gerekir Düzeltici önlemler almaya hazırlıklı olmak gerekir yoksa yapılan şey sadece izlemekten ibaret olmuş olur. Yine de müdahale için acele etmemekte yarar vardır.

Proje Bütçesini İzleyin.

Proje yöneticisinin en önemli sorumluluklarından biri de bütçeyi izlemektir. Gelecekteki maliyetleri tam bir doğrulukla tahmin edebilmek çoğu zaman zordur, ama projenizi genel bütçe sınırları içinde tutmanız ya da bu sınırları aşan maliyetlerin niçin kaçınılmaz olduğunu açıklayabilmeniz gerekir.

Kalite Kontrolü Güvence Altına Alın.

Her türlü projenin başarısında kalite güvencesi de büyük bir rol oynar. Proje yöneticisinin isteyebileceği en son şey kurumsal ya da bireysel müşterinin, şefin ya da bir başka yarardaşın sonuçtan memnun kalmamasıdır.

Kaydedilen İlerlemeyi Yarardaşlara Rapor Edin.

Proje  yöneticisinin işinin kritik parçalarından biri de projenin kaydettiği ilerlemeyi yarardaşlara bildirmektir. Raporlarınızın nasıl ve ne zaman sunulacağı konusunda planlama evresindeyken görüş birliği sağlayın.

Yarardaşlarla Sağlam Bir İletişim Sistemi Kurun.

Yarardaşlar genellikle gelişmelerden sürekli haberdar edilmeyi,proje konusunda kendilerine durum ve ilerleme raporları verilmesini isterler. Ne istediklerini öğrenin ve sürekli bilgilendirin.  Proje yol aldıkça, yarardaşlarla temas kurup verilen enformasyon miktarını yeterli ve enformasyon formatını yararlı bulup bulmadıklarını anlayın. Daha fazla enformasyon talep eden mutsuz yarardaşlar olmayınca kritik yol boyunca yaptığınız seyahat daha pürüzsüz geçecektir.

Dürüst Olun.

Ortaya çıkan sorunları ne saklayın ne de olduğundan daha önemsiz gösterin. Çünkü durum ileride soruna yol açabilir.

Bir yazımın daha sonuna gelmiş bulunmaktayım. Bir sonraki yazımda tekrardan görüşmek üzere.

Facebook Sayfamizdan Bizleri Takip Edebilirsiniz